Que mettre dans un rapport d'intervention
Un rapport d'intervention sert trois personnes. Le client, qui veut savoir ce qui a été fait chez lui. L'entreprise, qui doit pouvoir facturer et prouver. L'intervenant suivant, qui reprendra là où le premier s'est arrêté. Voici ce qu'il doit contenir pour remplir ces trois rôles.
Identifier l'intervention sans ambiguïté
Le client, le site et son adresse, la date et le créneau, le ou les intervenants, le type de prestation (dépannage, entretien, ronde, travaux, levée de réserves…). Un numéro de rapport unique permet ensuite de le retrouver et de le citer sur une facture.
Un point par constat
Un rapport clair découpe l'intervention en points, un par problème ou par tâche. Pour chacun, il faut savoir où il se trouve, de quel domaine il relève et ce qui a été fait :
- le lieu et l'étage (sanitaires du rez-de-chaussée, local technique…) ;
- le domaine (plomberie, électricité, serrurerie, nettoyage…) ;
- le niveau de risque, pour que le client hiérarchise ;
- l'action réalisée (réparation effectuée, provisoire, à reprendre, devis à faire) ;
- une observation écrite pour le client, en phrases simples.
Aperçu de l'application Léon. Données de démonstration.
Les fournitures et le temps passé
Ce sont eux qui font la facture. Le temps sur place, le déplacement et les pièces posées doivent être notés au moment de l'intervention, pas reconstitués de mémoire en fin de semaine.
Des photos, avant et après
Une photo avant et une photo après valent mieux qu'un long paragraphe. Elles évitent les discussions et montrent au client un travail qu'il ne voit souvent pas.
La signature du client et la suite à donner
Quand le client est présent, sa signature sur place clôt l'intervention. Le rapport dit enfin ce qui reste à faire, une recommandation, un devis à suivre ou un accès à prévoir pour la prochaine fois.
Aperçu de l'application Léon. Données de démonstration.
Comment Léon s'en charge
Dans Léon, l'intervenant remplit ces rubriques sur son téléphone, point par point, photos comprises, et fait signer le client à l'écran. Le PDF part au client aux couleurs de l'entreprise, et la direction voit le rapport arriver dans son suivi. Les champs indispensables à votre entreprise peuvent être rendus obligatoires, pour qu'aucun rapport ne parte incomplet.
Questions fréquentes
Un rapport d'intervention doit-il être signé par le client ?
Ce n'est pas toujours possible, le client n'étant pas forcément présent. Quand il l'est, sa signature sur place est la meilleure preuve que l'intervention a eu lieu et qu'il en a pris connaissance.
Faut-il un rapport par intervention ou par site ?
Un rapport par intervention, découpé en autant de points que de constats. C'est ce qui permet de suivre chaque problème séparément jusqu'à sa résolution.
Essayez Léon sur vos prochaines interventions
Sept jours gratuits, sans carte bancaire ni engagement. Sur iPhone, Android et ordinateur, conçu et hébergé en France.